政综〔2017〕9号

第一章  总  则

第一条  为严肃和规范学校发文工作，提高办文效率、保证办文质量，特制定本办法。

第二条  本校发文文稿审核制发工作，严格遵循中办、国办联合下发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和上级有关文件精神，由党政办公室文秘科负责审核和送审送签，统一管理。

第二章  公文种类

第三条  公文的种类

公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

第三章  公文格式

第四条  公文的格式

公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

1.发文版头：学校行政发文用“山东协和学院文件”版头制发，党委发文用“中共山东协和学院委员会文件”版头制发，工会发文用“中国教育工会山东协和学院委员会”版头制发，大字套红居中印在公文首页上端。

2.发文字号：由党政办公室统一编写，由学校代字、年份、发文顺序号组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字（如“鲁协院政发〔2017〕1号”“政教〔2017〕12号”）。

3.签发人：学校上行文在发文字号右侧注明签发人及签发人姓名。“签发人”用仿宋体字，签发人姓名用楷体字。

4.标题：公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题一般用2号小标宋体字，编排在红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称；多行标题排列应当使用梯形或菱形。

5.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。上行文写受理机关名称；学校一般行政发文使用“各二级学院（部）、机关各处(室)：”，党委发文使用“各党总支、党支部：”。只针对某些部门、单位的制发的文件可写具体单位名称。

6.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。一般用仿宋体字，每页22行，每行28字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三、四层用3号仿宋体字。

7.附件说明：指公文附件的顺序号和名称。以“通知”印发或转发的文件属文件正文，不可作为附件，不加注附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXX）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

8.发文机关署名、成文日期和印章：署名为发文机关全称或者规范化简称。成文日期以领导签发的日期为准。学校公文除“纪要”外，应当加盖学校印章。一般右空四字编排成文日期，并以之为准居中编排发文机关署名。用印位置上不压正文，下骑年盖月，端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。

9.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件内容应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

10.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

11.印发机关和印发日期：指公文的送印机关和送印日期。一般用4号仿宋体，编排于末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。

12.页码：指公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第四章  行文规则

第五条  行文应当确有必要，注重效用。

第六条  学校及全校各部门、各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（一）学校党政办公室代表学校可以向上行文，向学校各部门和下级行文。各部门依据职权可以相互行文和向下级相关部门行文（包括以函的形式商洽工作、询问和答复问题等）。

（二）向上“请示”事项时应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

第五章  发文办理

第七条  发文办理指以学校名义制发公文的过程。党政办公室发文办理主要包括文稿受理、审修加工、送审送签、登记、复核印刷、盖章核发等程序。

第八条  党政办公室文秘科收到文稿要进行认真检查，符合下列要求的应予受理：

（一）文稿由学校职能部门（单位）代拟；

（二）文稿首页使用山东协和学院发文稿纸（中共山东协和学院委员会发文稿纸），主办部门（单位）拟稿人在相应栏目内签署姓名，部门（单位）负责人签署意见、姓名和时间；

（三）文稿内容涉及其他部门工作职责的，主办部门应组织会签，会签部门负责人签署意见、姓名和时间；

（四）文稿文理通顺，格式标准，上传至学校“OA”办公系统内。若有附件，需与正文连续编排。

对不符合上述要求的文稿，应说明理由，退主办部门修订完善。退办时，应将需要办理的有关事项一次性告知部门承办人员。

第九条  对拟以学校行政、党委名义行文的文稿，文秘科要统一编号，并认真修改，做到文种正确，格式规范，条理清晰，表述准确、文字精炼。

若有涉及实质性内容的修改，文秘科应征求主办部门和有关部门的意见。如意见不一致，应通过协调取得一致意见后作出修改。

第十条  文稿修改完成后，应送党政办公室负责人进行审核，并在发文稿纸上签署姓名和日期。

第十一条  对审修后拟以学校行政（党委）名义行文的文件文稿，文秘科应附《山东协和学院发文稿纸》(《中共山东协和学院发文稿纸》)，送呈分管院领导审定、签发。普通文件可由分管院领导签发，重要文件必须由学院院长签发。文稿一经签发，未经签发领导批准不得更改。

第十二条  文稿经领导签发后，文秘科应对公文的审签手续、文种、内容、附件材料、格式等进行复核。需要对文稿进行实质性修改的应按程序复审。

第十三条  复核后的公文，文秘科具体承办人员应将发文字号、标题、发文部门、日期、页数进行登记。

第十四条  登记后制发公文，除上报公文制发纸质版外，一般公文原则上在“OA”办公系统内用印、下发传阅，纸质版只印制发文部门及党政办公室存档份数。

第十五条  发文办理要努力提高效率。我校行政公文根据缓急程度分为特急件、急件、正常件。特急件的制发时间为1个工作日或按限定的时间完成；急件的制发时间为2个工作日；正常件的制发时间为4个工作日以内。公文印制的缓急程度由拟文部门提出、党政办公室文秘科核定。因特殊原因审理时间较长的，应及时向有关领导报告。文稿需退拟稿部门修改完善的，承办部门应抓紧修改完善，具体承办人员应及时催办。

第六章  公文管理

第十六条  公文办理完毕后，应当根据《高等学校档案管理办法》和其他有关规定，由党政办公室文秘科妥善管理文件原始底稿及两份加盖公章的文件。

第十七条  全年结束后文秘科按发文字号分类排列整齐立卷，交档案室存档。

第七章  附  则

第十八条  本管理办法由学校党政办公室负责解释。

第十九条  本管理办法自颁布之日起施行。

2017年6月14日