对许多新读者来说，尤其是对刚刚走进大学校园的莘莘学子来说，面对图书馆浩如烟海的藏书和丰富多彩的信息资源，往往会眼花缭乱，无从下手。因此，有必要向读者简要介绍一下基本的文献知识，以便于读者正确认识文献，有效选择文献，合理利用文献。
　　（一）文献的概念
    “文献”一词最早见于《论语·八佾》 ：“夏礼吾能言之，杞不足徵也；殷礼吾能言之，宋不足徵也；文献不足故也。足，则吾能徵之矣。”朱熹注：“文，典籍也；献，贤也。”指的是典籍和掌握典籍的人。后专指具有历史价值的图书文物资料。今天人们把用纸张印制成的图书、期刊、报纸以及承载有知识信息的胶片、磁带、光盘等统称之为文献。《中华人民共和国国家标准·文献著录总则》（GB3792·1—83）将文献定义为“纪录有知识的一切载体”。
　　（二）文献的类型
　　文献可以按照不同的划分标准对其进行分类，如文献载体类型、文献级别等，但其基本类型是根据文献的出版形式来划分的。文献根据其出版形式可分为：
　　1、图书 
　　图书又称为书籍，是内容比较成熟、资料比较系统、有完整定型的装帧形式的出版物。按其篇幅和出版形式的不同，可分为小册子、单卷书、多卷书、丛书等。公开出版发行的图书，一般标注有国际标准书号（ISBN）。
　　2、期刊
　　期刊是指采用统一名称，定期或不定期出版的汇集许多个著者论文的连续出版物。期刊与图书相比，它具有出版周期短、报导速度快、内容新颖、学科广、数量大、种类多等特点，是人们进行科学研究、交流学术思想经常利用的文献信息资源。公开出版发行的期刊，一般标注有国际标准书号（ISSN）
　　3、报纸
　　报纸是指每期版式基本相同的一种定期出版物。它的出版周期更短，信息传递更及时，因此，诸种学科的最新情报信息常常首先在报纸上发表。所以报纸也是十分重要的情报信息源。
　　4、会议文献
　　会议文献是指在各种会议上所宣读的论文或书面发言，经过整理后，再编辑出版的文献。一般来说，会议文献具有内容丰富、新颖、信息量大、专业性强、学术水平高、富有一定的创造性等特点。
　　5、学位论文
　　学位论文是本科生、研究生为取得学位资格而撰写的学术性较强的研究论文。它是一种原始研究的成果，其理论性、系统性较强，内容专一，阐述详细，具有一定的独创性，所以也是一种重要的信息源。学位论文可细分为：学士论文、硕士论文、博士论文。
　　6、研究报告
　　研究报告也叫科技报告，是指研究和开发成果或进展情况的实际记录和正式报导。其特点是：形式活泼，出版形式多样，内容新颖、具体、专深，多为最新研究成果，资料详尽，实效性强，报导速度快，发行范围小，大部分属于保密文献，只有小部分在一定时期后解密才公开或半公开发行。研究报告是一种情报含量高的重要情报源。
　　7、专利文献
　　专利文献主要指发明人或专利权人向自己国家或国外的专利局提供申请保护某项发明时所呈交的一份详细的技术说书，经专利局审查，公开出版或授权后所形成的文献。它是科研人员或行政管理人员或国家有关部门在决定政策，选择研究方向，学习和引进国外先进技术，解决某个技术问题，开展对外贸易等方面工作时常参考和借鉴的文献信息。
　　8、标准文献
　　标准文献是由国家某一机构制定颁发的对工农业技术产品和工程建设的质量、规格及其检验方法所做的各种技术规定的文件，是从事经济建设和科学研究的共同技术依据。
    标准文献具有计划性、协调性、法律约束性的特点，它可以促使产品规格化、系列化，产品质量标准化，对提高生产水平、产品质量、合理利用资源、节约原材料、推广应用研究成果、促进技术发展等有着非常重要的意义。
　　9、政府出版物
　　政府出版物是各国各级政府及其所属机构出版的行政性文件或科技文件，包括政府法令、方针政策、规章制度、会议纪要、决议指示、统计资料、调查报告、技术政策文件、科技报告等。
    作为一种文献类型，政府出版物内容涉及社会政治、经济、法律、文化、教育、科技等方面，出版发行正式，观点意见权威，对了解一个国家或地区的科学技术、经济建设、社会发展等状况具有较高的参考价值。
　　10、技术档案
　　技术档案是生产和科学研究部门在某种科研生产活动中所形成的具体工程对象的文件、设计图纸、照片、图表、原始记录的原本以及复制件等。
    技术档案包括：研究计划、审批文件、技术措施、实施方案、技术合同、试验方案、试验数据、设计计算，设计图纸、任务书、协议书等。它不仅能反映生产和科技活动的最后结果，同时还能反映生产和科技活动的全过程。
　　11、产品样本
　　产品样本也叫产品资料、产品说明书，是对定型产品的性能、构造、原理、用途、使用方法和操作规程、产品规格等所做的具体说明。
    产品样本可以反映国内外同类产品的技术发展过程、当前的技术水平和发展动向，技术上比较新颖，参数也比较可靠，具有一定的技术价值，是进行技术革新、开发新产品、设计、订货等方面不可缺少的信息源。
　　（三）文献整序
　　图书馆购进的文献不能杂乱无章地堆放在书库里。那样不仅难于管理，读者使用起来也如大海捞针，无处寻觅。所以，图书馆在将图书投入流通使用之前要按照一定的分类体系来进行科学分类和排序，即整序。
    所谓“整序”，顾名思义，就是整理图书使之有序化。它包括图书分类和主题标引、文献著录和目录组织等工作环节，通常又称作文献编目。
    整序的作用在于使进馆后处于无序混乱状态的文献有序化，以便使读者能够准确快捷地在“书海”中找到自己所需的文献，提高文献的使用效率和质量，也便于图书情报人员开展文献情报服务工作，为读者提供优质高效的帮助。
　　所谓“图书分类”，就是根据图书所反映的内容性质和其他特征的异同，赋予图书检索标识—分类号的过程，是分门别类地系统组织文献的一种科学方法。
    目前，绝大多数图书馆均使用《中国图书馆图书分类法》（简称《中图法》）来类分图书，我院图书馆亦是如此。
　　（四）文献利用
　　高校图书馆收藏大量的各学科、各文种、各种载体形式的文献，不是为收藏而收藏，其根本目的是使这些文献得到最广泛和最大限度的利用。对于学生读者来说，就是要通过对图书馆、对馆藏文献的正确有效利用，独立地掌握科学知识，自主地进行创造活动，并为接受进一步深造打下坚实的基础。
    图书借阅和期刊阅览是读者利用馆藏文献的两种主要方式。
　　1、 图书借阅
　　从图书馆里借得所需图书进行阅读是利用图书馆的基本方式之一。我院图书馆实行全开架借阅，就是允许读者进入书库内自由挑选所需图书。具体步骤是：
　　①读者凭个人“借阅卡”，在图书馆入口处刷卡进入；
    ②在书架上挑选图书时一次限拿1册，经浏览如不借此书，请放回原处或放到图书周转柜，继续挑选其它图书。
    ③挑选好图书后，在二楼总服务处，将借阅卡和欲借图书交给工作人员办理外借手续，读者应检查所借图书有无污损并向工作人员声明，以免承担不必承担的责任。
    ④读者还书时，把书交给总服务处工作人员，等工作人员办妥还书手续后，并利用外向屏幕检查确认是否还上，方可离开，如发现错误及时提醒工作人员。
　　2、报刊阅览
　　期刊又称“杂志”，是图书馆收藏的重要文献类型。有资料表明，全世界每年约有78%的科技论文发表在期刊上。就科技信息的含量而言，期刊容纳了信息总量的65-70%，居十大信息源之首，由此不难看出，期刊对于教学、科研的重要性。
　　图书馆阅览区是读者阅览报刊的专用场所。我校图书馆实行全开架阅览。具体步骤是：
　　①读者在图书馆入口处刷本人借阅卡进入图书馆阅览区；
    ②在刊架上选取想查阅的期刊，每人每次限取1册，阅毕将期刊放回原处，方可再另选其他期刊或离开；
    ③本馆报纸每日更新，读者每次从报架上取一份报纸，阅后放回报架。禁止将报纸从报夹上卸下。
　　阅览区的报刊只限馆内查阅，概不外借。如需复印，须经管理人员批准并办理有关手续。
　　（五）文献检索
　　1、文献检索的概念
　　“检索”一词，具有查找、寻求、索取的含义。
　　文献检索是根据特定的需要，利用一定的检索工具和手段，把所需的文献和情报从检索系统中查找出来的一种科学活动形式。它的主要特征是科学地分析、把握情报需求实质与检索提问，并在此基础上科学地选择检索工具、检索途径，科学地确定检索步骤，从而使文献检索者及时而准确地获得所需要的文献。
　　2、文献检索的主要形式
　　①手工检索
　　是指用人工方式进行文献检索，也就是通过人用手翻，眼看，大脑判断而进行的一种检索，其实质是使用检索工具书的问题。
　　②机器检索
　　是指通过机械手段进行的文献检索，又称自动检索，它包括光电检索与电子计算机检索两种形式。
　　3、文献检索的常用方法
　　① 直接法。即直接利用检索工具查找文献的一种方法。
　　② 追溯法。它是一种以已知特定文献所附的参考书为线索逐一追踪查找的方法，又称“扩展法”、“延伸法”或“跟踪追击法”。
　　③ 循环法，又称综合法。它是直接法和追溯法两种方法综合运用的一种检索方法。
    检索方法是为检索目的与要求服务的，在文献检索过程中，应当根据检索课题的要求而灵活机动地加以运用。
　　4、常用工具书
    工具书是读者在学习和研究工作中释疑解难的良师益友，也是重要的检索工具。工具书的种类繁多，为便于读者了解和掌握，我们将其归为以下十大类：
　　①辞书。辞书是以词语为对象，汇集与解说词语的工具书。因为词语可分为语文词语和知识词语两种，所以辞书又可分为语文辞书和专业辞书两类。
    A . 语文辞书。语文辞书是指汇集与解说语文词语的辞书，包括字典、辞典。
    B . 专业辞书。专业辞书是汇集与解说知识词语或为了解决特殊问题而编纂的辞书，包括各种百科辞典及专业词典。百科辞典，如《辞海》；学科词典，如《法学词典》、《数学辞典》、《生物化学辞典》；人名词典，如《中国人名大辞典》、《中国法学家辞典》；地名词典，如《世界地名辞典》；名胜词典，如《世界名胜辞典》；等等。
　　②类书。类书是辑录古书中的史实典故、丽词骈语、诗赋文章、名称制度、自然知识等原始资料，按其内容分门别类或按韵部加以编排的大型资料型工具书，是我国封建社会特有的工具书类型，被西方誉为“古代东方的百科全书”，较为有名且常用的有唐代的《北唐书钞》、《艺文类聚》、《初学记》；宋代的《太平御览》、《册府元龟》；明代的《永乐大典》（残本）；清代的《古今图书集成》、《渊鉴类函》等。1990年学苑出版社出版的《中国历代文献精粹大典》（门岿主编）无论从编排方法还是从编排体例上言，与我国古代类书如出一辙，可谓当代类书。
　　③百科全书。百科全书是人类一切知识门类或某一知识门类的概述性著作。它力求把一些很精确的材料介绍给读者，留下丰富的时代知识和历史遗产。百科全书集各种工具书之大成，素有“工具书之王”的美称。
    现在世界上较为权威有名的百科全书主要有美国出版的《不列颠百科全书》、《美国百科全书》、英国《钱伯斯百科全书》、法国《拉鲁斯大百科全书》、德国《布洛克豪斯百科全书》，前苏联《苏联大百科全书》，日本《世界大百科事典》等。我国的有《中国大百科全书》。
　　④年鉴与手册
    年鉴是系统汇集一年度重要时事文献、学科进展与各项统计资料，以供人们查考的工具书。根据年鉴的收录内容、地域范围，我们可以把各种年鉴划分为四大类：综合性年鉴，如《中国年鉴》、《中国百科年鉴》、《世界知识年鉴》；专科性年鉴，如《中国文学研究年鉴》、《中国法律年鉴》、《中国食品工业年鉴》、《中国地震年鉴》；地方性年鉴，如《山东年鉴》、《香港年鉴》、《烟台年鉴》；统计性年鉴，如《中国统计年鉴》、《中国人口统计年鉴》。
    手册是汇集经常需要参考的文献资料或专业知识的工具书。手册汇集的是准确的资料、数据、公式。手册按其收录范围也可分为综合性手册和专业性手册，前者如《中华人民共和国资料手册》（1949—1985），后者如《各国货币手册》。
　　⑤政书。政书是用以查考中国历代典章制度的沿革及政治、经济、文化发展情况的工具书。典章制度是历史上一切制度、章程、法令的统称。查考历代典章制度主要是利用以“十通”为代表的通记历代典制、史实的政书。“十通”并不是一部书的名称，而是十部书的合称。它包括唐·杜佑编《通典》，宋·郑樵编《通志》，宋末元初马端临编《文献通考》，清乾隆年间官修的《续通典》、《续通志》、《续文献通考》、《清朝通典》、《清朝通志》、《清朝文献通考》。另外，还有查考一代典章制度的政书，主要是“会要”、“会典”。记载一代典章制度发展变化的是“会要”，如《西汉会要》、《唐会要》、《五代会要》；记载一代行政机构职责及其章程法令的是“会典”，如《唐会典》、《明会典》、《清会典》。
　　⑥书目索引
　　书目，又称目录，是一批相关文献的揭示与纪录。我国的书目基本可以分为两大系统：古典书目和现代书目。古典书目如清《四库全书总目》；史志书目，如《汉书·艺文志》。现代书目如《全国总书目》、《全国新书目》，《中国法律图书总目》、《鲁迅研究资料书目》。
    索引，又名引得（英文Index的音译），是将书中内容或文集篇目或报刊论文资料按一定方法进行编排，以供人们检索、查考原始文献资料的工具书。与书目相比，索引进一步细致报道、揭示了文献的内容，便于人们查考散见于书刊中的资料。有综合性索引，如《全国报刊索引》、《报刊资料索引》；专题索引，如《全国主要报刊法学资料索引》；专书索引，如《全唐诗索引》。
　　⑦表谱。表谱是以编年或表格形式记载事物发展的工具书，包括历表、年表、学术年表、地理沿革表、人物年谱、职官表等。
　　⑧地图、图录。地图是将地表事物和现象标绘于图纸上的缩影，分为普通地图、历史地图和专业地图三种。图录是以图像记载、描绘事物的工具书，它汇集了重要历史事件的图画、实物照片、人物肖像等，查阅图录可加深对历史、实物的了解。
　　⑨机构名录。机构名录是一种介绍各种机构及其负责人和成员的出版物。它一般通过表、格、栏目的形式，用简明的文字介绍一个机构的各种情况。机构名录分为：政府机构名录，如《中国政府机构名录》以及各种国际组织和机构名录；学术机构名录，如《世界各国高校名录》；企业名录，如《中国工商企业名录》。
　　⑩汇编、大全。这是近年来大量涌现出的一种工具书类型，它系统地汇集了某一方面的资料，一般是全文收录，按年代或按分类编排，以供人们查检使用，尤以法律方面居多，如《中华人民共和国法律全书》。
    以上这十大类工具书，若按他们各自提供原始资料的深浅程度可以简单的分为两大类。第一类是资料型工具书，这类工具书本身就可直接提供读者所需的资料，百科全书、辞书、年鉴、手册、类书、政书、汇编、大全、机构名录等均属于此类。另一类是线索型工具书，这类工具书本身不直接提供读者所需的资料，而只提供线索，读者循此线索便可查到自己所需资料，书目、索引是该类工具书的典型代表。
    工具书在我们日常生活学习中具有不可替代的作用。早在十八世纪，英国著名文学家，词典编纂家约翰逊就说过：“知识有两类，一类是我们自己知道的，另一类是知道在什么地方可以找到。”用今人的话说，就是学问有两种，一种是用以记忆分析的学问，另一种则是通过工具书查找资料的学问，两种学问是相辅相成，缺一不可的，正如人要用两条腿走路一样。